Institution financière

Conception d'une stratégie d'automatisation de tâches opérationnelles en Banque Privée

Dans un environnement bancaire en constante évolution, la gestion des opérations manuelles dans les départements de Back Office et des opérations peut s'avérer chronophage, coûteuse et sujette à des erreurs humaines. Ces tâches répétitives, bien que critiques, limitent l'efficacité opérationnelle et augmentent les risques d'incohérences dans les processus.

Pour répondre à ces défis, une banque privée de premier plan a sollicité Thoody Consulting pour définir, structurer, planifier et développer une stratégie d'automatisation, centrée sur l'implémentation de la Robotic Process Automation (RPA). L'objectif était de réduire les interventions manuelles, d'optimiser les processus internes et d'assurer une maintenance évolutive continue pour s’adapter aux futurs besoins de l’organisation.

Objectifs de la mission

• Évaluation des Processus. Identifier les processus manuels et répétitifs au sein des départements Back Office et opérationnels susceptibles d'être automatisés par la RPA.
• Définition d'une Stratégie d'Automatisation. Élaborer une stratégie globale d’automatisation, incluant la sélection des outils RPA, la définition des objectifs, et la priorisation des processus à automatiser.
• Structuration et Planification. Mettre en place une structure claire pour l’implémentation de la stratégie d’automatisation, avec une planification détaillée des phases de déploiement, des ressources nécessaires, et des délais.
• Développement et Implémentation. Concevoir et développer les robots RPA, intégrés aux systèmes existants de la banque, afin d'automatiser les tâches identifiées, tout en assurant une transition fluide et sans interruption des opérations courantes.s

Solution déployée

Étape 1 : Évaluation et sélection des processus

Cartographie des processus : Analyse des processus manuels existants pour identifier les tâches les plus chronophages, répétitives, et à haut potentiel d'automatisation.

Critères de sélection : Priorisation des processus en fonction de leur complexité, du volume de transactions, et de l’impact potentiel de leur automatisation sur l’efficacité globale.

Étape 2 : Définition et Structuration de la Stratégie d'Automatisation

Choix des Outils RPA : Sélection des solutions RPA adaptées aux besoins spécifiques de la banque, tenant compte de la compatibilité avec les systèmes internes, de la facilité d'intégration et des fonctionnalités disponibles.

Planification : Développement d’un plan détaillé avec des jalons clairs, des responsabilités assignées, et une feuille de route pour le déploiement progressif de l’automatisation.

Étape 3 : Développement et déploiement des solutions RPA

Développement des Robots : Conception et développement des robots pour automatiser les tâches identifiées, incluant le traitement de données, la génération de rapports, la gestion des transactions, et la communication entre systèmes.

Intégration Système : Assurer que les robots RPA s’intègrent parfaitement avec les systèmes bancaires existants, sans perturber les opérations courantes. Développement de librairies Python ad-hoc pour s'interfacer avec les différents systèmes (CRM, Core Banking System ...)

Test et Validation : Mise en place de tests rigoureux pour valider le bon fonctionnement des solutions RPA avant leur déploiement à grande échelle.

Étape 4 : Maintenance évolutive et améliorations

Suivi et Optimisation : Surveillance continue des performances des robots RPA, avec des ajustements réguliers pour optimiser l’efficacité et s’adapter aux changements dans les processus ou les exigences réglementaires.

Support Continu : Mise en place d’un support technique dédié pour résoudre rapidement les problèmes éventuels et assurer une maintenance proactive.

Résultats

• Efficacité des équipes. Les processus manuels les plus répétitifs ont été automatisés, ce qui a réduit de manière significative les temps de traitement et les coûts opérationnels, tout en libérant les équipes pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Flexibilité et adaptabilité. La stratégie d’automatisation déployée a permis à la banque d’ajuster rapidement ses processus en fonction des besoins changeants, avec une maintenance évolutive garantissant la pérennité et l'efficacité des solutions mises en place.
• Satisfaction des collaborateurs. Les équipes du Back Office et des opérations ont vu leur charge de travail répétitive diminuer, ce qui a amélioré la satisfaction et l’engagement des employés.

Le projet de définition et d’implémentation d’une stratégie d’automatisation et de RPA pour cette banque privée, mené par Thoody Consulting, a permis de transformer les processus internes, augmentant à la fois l’efficacité opérationnelle et la satisfaction des employés. Grâce à une approche structurée et une expertise technique approfondie, Thoody Consulting a réussi à fournir une solution évolutive qui continuera à générer des bénéfices à long terme.