Institution publique et associations

Logistique et coordination des secours lors des Grands Prix Automobiles de Monaco

La Croix Rouge Monégasque joue un rôle crucial dans la coordination des secours lors des grands événements à Monaco, tels que le Grand Prix Historique, l’E-prix, et la Formule 1.

Pour ces événements, de nombreux secouristes, médecins, et infirmiers bénévoles venant des Croix Rouges internationales sont mobilisés pour assurer la sécurité et les premiers soins sur le circuit.

Objectifs de la mission

La gestion logistique de ces bénévoles est complexe, notamment en termes d’hébergement, d’indemnités de repas, de distribution des consignes, et de répartition sur les différents postes du circuit. Afin de faciliter cette coordination, la Croix Rouge Monégasque a fait appel à Thoody Consulting pour développer un outil simple, efficace et facilement accessible permettant de centraliser toutes ces informations et d'en automatiser une partie via Google Sheets.

• Centralisation des Données. Créer un outil permettant de centraliser les informations relatives à la présence des secouristes sur les différentes journées d'évènement, à leurs hébergements, aux indemnités de repas, et aux postes de secours.
• Automatisation des Processus. Automatiser les calculs d’indemnités et la distribution des consignes selon les fonctions et les rôles de chacun à l’aide de Google Scripts.
• Accessibilité et Collaboration. Développer une solution facilement accessible en ligne via Google Sheets et Google Forms, permettant une collaboration en temps réel entre les équipes de coordination.
• Simplicité d’Utilisation. Fournir un outil intuitif et facile à prendre en main pour les bénévoles et les coordinateurs, réduisant ainsi les risques d’erreur humaine.

Solution déployée

Étape 1 : Conception et structuration de l'outil Google Sheets

Céation des formulaire de données et aggrégation des données : Mise en place de plusieurs feuilles Google Sheets pour organiser les informations critiques, telles que les détails des secouristes, les hébergements, les indemnités, et les postes de secours.

Modélisation des données : Structuration des données de manière à faciliter leur consultation et leur mise à jour, avec des feuilles dédiées pour chaque aspect logistique.

Étape 2 : Automatisation avec Google Scripts

Calculs Automatisés : Développement de scripts pour automatiser les calculs des indemnités de repas en fonction des jours de présence et des taux appliqués.

Distribution des Consignes : Automatisation de la distribution des consignes via des notifications et des mises à jour en temps réel dans Google Sheets, avec envoi d’emails personnalisés aux bénévoles.

Étape 3 : Collaboration et Accessibilité

Accès en Temps Réel : Configurer Google Sheets pour permettre une collaboration en temps réel, offrant ainsi aux coordinateurs la possibilité de travailler simultanément sur les mêmes documents, avec des mises à jour instantanées.

Contrôle des Accès : Gestion des droits d’accès pour que seuls les utilisateurs autorisés puissent modifier les données sensibles, tout en permettant à d’autres de consulter les informations pertinentes.

Étape 4 : Formation et support

Formation des Utilisateurs : Formation pour les coordinateurs de la Croix Rouge Monégasque, assurant ainsi une prise en main rapide et efficace de l’outil.

Support Continu : Mise en place d’un support technique pour répondre aux questions et résoudre les éventuels problèmes rencontrés lors de l’utilisation de l’outil avec un accompagnement renforcé lors des périodes de préparation des évènements

Résultats

• Amélioration de la Coordination. L’outil Google Sheets a permis une meilleure coordination des secouristes internationaux, centralisant toutes les informations logistiques et réduisant les risques d’erreur.
• Gain de Temps et Efficacité. L’automatisation des calculs et de la répartition des secouristes a considérablement réduit le temps nécessaire à la planification et à l’organisation, permettant aux coordinateurs de se concentrer sur d’autres tâches prioritaires.
• Flexibilité et Collaboration Optimisée. Grâce à l’accessibilité en ligne et la collaboration en temps réel, les équipes de la Croix Rouge ont pu travailler de manière plus agile et réactive, ajustant facilement les plans en fonction des besoins en temps réel.
• Satisfaction des Bénévoles. Les secouristes ont bénéficié d’une organisation claire et structurée, avec des informations précises sur leur hébergement, leurs indemnités, et leur affectation sur le circuit, contribuant ainsi à leur satisfaction et à leur efficacité sur le terrain.

Ce projet de mise en place d’un outil Google Sheets pour la Croix Rouge Monégasque illustre la capacité de Thoody Consulting à fournir des solutions simples, mais puissantes pour gérer des opérations complexes. En centralisant les données logistiques et en automatisant les processus critiques, nous avons permis à la Croix Rouge de mieux coordonner ses efforts lors des grands événements, assurant ainsi une gestion efficace des secouristes bénévoles venus de l’international.